Vous êtes un entrepreneur ? Vous avez du mal à vous concentrer sur le cœur de votre activité tout en jonglant avec toutes les tâches secondaires ? Pas de panique ! Avec la démocratisation d’internet, de nouveaux métiers du web ont fait leur apparition. C’est justement le cas de l’assistante virtuelle. Mais c’est quoi exactement une assistante virtuelle et quelles sont les tâches qu’on peut lui déléguer ? Si vous vous posez la question, voici les 10 tâches à déléguer à une assistance virtuelle.
1. Les tâches administratives courantes
L’assistance administrative virtuelle est une activité à part entière. Et le professionnel chargé de cette fonction est l’assistant virtuel. Les tâches habituelles à lui déléguer sont donc : la gestion de courriers, réception d’appel téléphonique et tout ce qui concerne le secrétariat administratif.
Toutefois, les missions d’une assistante virtuelle sont très larges. Cela va de la saisie des données, la conversion des fichiers jusqu’à la gestion d’agenda du client. En gros, elle va s’occuper des tâches courantes d’une assistante de direction.
2. Les tâches de gestion des contacts et des e-mails
La gestion administrative de l’entreprise fait partie intégrante des missions d’un assistant personnel à distance. Ce dernier travaillera à temps-plein pour gérer l’emploi de temps et le mailing de l’entrepreneur.
En clair, l’assistant virtuel deviendra l’assistant de direction de l’entreprise et se chargera de la filtration des e-mails. Selon les règles pré-définies, il veillera à répondre à chaque mail, à les transmettre et à en supprimer certains.
Les services de l’assistante administrative englobent aussi l’ajout de personnes dans la liste des contacts. Et régulièrement, elle mettra à jour les informations et les détails de chaque personne dans les contacts.
3. Les tâches téléphoniques
Engager un assistant administratif permet également de se libérer des travaux de secrétariat. Cela concerne aussi bien les tâches répétitives de réceptionnistes, à savoir prendre les appels auxquels l’entrepreneur ne peut pas répondre.
Les assistants virtuels peuvent également transcrire les messages vocaux qui peuvent désormais être
obtenus par emails. Ils vont alors transformer en écrit chaque message vocal.
4. Les tâches de gestion du temps
L’un des principaux avantages de l’externalisation, c’est que cela permet de gagner du temps. Effectivement, avoir un assistant personnel permet de déléguer l’organisation de réunions et la prise de rendez-vous. Faisant partie des tâches administratives, la gestion des agendas consiste en la planification ou la programmation des appels téléphoniques.
En outre, l’assistante virtuelle peut avoir pour rôle de confirmer les rendez-vous. De même, elle peut s’occuper des rappels en cas d’oubli de l’auto-entrepreneur. Il peut également prévenir les autres membres de l’équipe des éventuels changements d’horaires.
5. Les tâches de comptabilité
Pour effectuer le métier de secrétaire virtuel, il faut avoir une bonne expérience professionnelle et être polyvalent. Pour cause, l’assistante virtuelle peut se transformer en secrétaire-comptable et prendre en charge l’aspect financier de l’entreprise :
- Tenue des livres de comptes : vérifier et contrôler les transactions financières
- La facturation
- Envoyez les factures aux clients
- Gérer les dépenses de l’entreprise
- Déclaration d’impôts
- Se charger des créances des clients
6. Les tâches liées au marketing
Pour la prospection et les stratégies marketing, le secrétaire-assistant peut être un allié précieux. Il peut faire une étude du marché. Et en fonction de cela, il mettra en place la bonne stratégie. Pour cela, la première étape non-négligeable est la recherche de prospects. L’assistante virtuelle va alors parcourir les réseaux sociaux (Linkedin, Facebook, etc.) pour trouver des clients potentiels.
D’autre part, la rédaction de contenu entre aussi dans les domaines de compétence des assistants virtuels. A travers des articles pertinents et optimisés, ces derniers pourront accroître le trafic et promouvoir la marque de l’entreprise.
7. L’organisation des déplacements
Outre la gestion administrative et comptable, la gestion des déplacements professionnels peut aussi être ardue. Par chance, il est possible de les déléguer à une assistante polyvalente. Cette dernière va alors se charger de rechercher des vols suivant les attentes et les exigences du client. Une fois le vol trouvé, il s’occupera de toutes les formalités surtout de la réservation des billets.
Ensuite, il recherchera les hôtels en veillant à comparer les tarifs pour trouver la meilleure offre. Même chose pour le choix des transports. En fonction des critères du client, l’assistance virtuelle va sélectionner le mode de transports qui convient et faire les réservations.
8. Les autres tâches administratives
Au cours de la vie de l’entreprise, il y a de fortes chances que l’activité se développe. Dans ce cas, la secrétaire-assistante peut être amenée à s’occuper de certaines tâches. On peut citer la réalisation des rapports pour les clients et le suivi des dossiers.
Une secrétaire indépendante virtuelle peut aussi être en charge du recrutement de nouveaux personnels dans l’entreprise. Pour ce faire, elle devra passer au crible les réseaux sociaux pour trouver les prestataires qui correspondent au mieux aux critères définis.
Dans cette optique, le secrétaire à distance peut s’occuper de la gestion du personnel et des ressources humaines.
9. La planification des réseaux sociaux
Les missions d’une secrétaire de direction virtuelle s’étendent à la gestion des médias sociaux. Cela consiste à publier régulièrement des messages sur les réseaux sociaux comme Facebook, Linkedin ou encore Twitter.
Il doit également avoir de bonnes capacités relationnelles puisqu’il est amené à interagir avec les clients. Il devra également répondre aux commentaires sur les différentes plateformes.
10. Les tâches e-commerce
Pour les chefs d’entreprise, il est très courant d’externaliser les tâches e-commerce à une assistante virtuelle. Il peut s’agir du :
- Service client : en effet, lorsque le client souhaite faire un achat, il pourra compter sur l’assistant virtuel pour le guider dans le processus. Grâce à cette assistance, le taux de prospection peut considérablement augmenter.
- Traitement des commandes : vous l’aurez compris, l’assistant à distance peut aussi traiter les différentes commandes allant de leur saisie jusqu’à la facturation en passant par leur livraison.
- Gestion des retours et des réclamations : au cas où le client ne serait pas satisfait du produit, l’assistante virtuelle peut se charger du renvoi et du remboursement.
