Être auto-entrepreneur à la tête d’une start-up et travailler en freelance n’est pas de tout repos. Avec la liste de tâches à réaliser au quotidien, l’externalisation de certaines tâches telles que les tâches administratives est une solution pour gagner du temps et accroître son image. Outre une secrétaire de direction, vous pouvez avoir besoin des services d’un assistant personnel.
À l’heure actuelle, presque tout peut se faire à distance, même les consultations médicales. Si vous n’avez pas assez de temps à consacrer à la gestion administrative ou à la gestion des tâches complémentaires (prise de notes, prise de rendez-vous, organisation de dossiers…), les services d’une secrétaire-assistante se révèlent être une solution efficace. Zoom sur le métier d’assistante virtuelle et les meilleures alternatives pour dénicher la perle rare !
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
L’assistanat virtuel est un métier encore peu connu. Pourtant, son efficacité constitue un grand atout dans le domaine de la gestion d’entreprise. Un secrétaire-assistant virtuel n’est pas un logiciel. Il s’agit d’un véritable assistant doté de titre professionnel et d’expérience professionnelle. Concrètement, il a pour fonction d’assurer la réalisation de vos tâches chronophages et/ou non productives dans le but d’alléger vos charges du quotidien.
En effet, il peut s’occuper de la gestion de bases de données, des données vocales, de la gestion de vos emails… L’assistant personnel ou agent administratif virtuel peut travailler à temps plein ou à temps partiel, selon les besoins de votre entreprise. Par ailleurs, il assure ses services numériques à distance. Sachez qu’il travaille le plus souvent depuis son domicile et maitrise tous les outils relatifs à sa fonction (machine-learning, Crm, interfaces complexes, messagerie instantanée, applications mobiles, algorithmes, pack office…). Dans un autre article, nous avons déjà donné 10 exemples des tâches à déléguer à un assitant virtuel.
Les qualités d’un bon assistant virtuel
Avant d’embaucher un ou des assistants virtuels pour assurer l’organisation administrative dans votre cabinet médico social, social media ou entreprise commerciale, vous devez tenir compte de ses qualités. Voici quelques caractères que les assistants en télétravail devraient avoir :
Une flexibilité horaire
Vos assistants personnels devraient proposer une grande disponibilité afin d’assurer la continuité de vos activités. De ce fait, un assistant numérique personnel se doit d’être dynamique et apte à travailler à des horaires flexibles. Parfois, le suivi administratif peut se réaliser la nuit ou les week-ends. Une personne ou plusieurs personnes pouvant vous assister pendant ces périodes sont alors nécessaires.
Un grand sens de l’écoute
Votre assistante externalisée devrait avoir un bon sens de l’écoute pour se plier à vos requêtes. Comme il sera en charge de la réception et de l’émission d’appels téléphoniques, il se doit d’avoir l’oreille attentive. La qualité de votre relation client dépendra du sens relationnel de votre nouvel assistant ou nouvelle assistante travaillant dans la digitalisation.
Une grande polyvalence
Le travail de secrétariat peut être diversifié. De ce fait, une assistante polyvalente se révèle plus intéressante. Celle-ci saura s’adapter à vos différentes consignes. Elle pourra également assurer différents travaux relatifs à la reconnaissance vocale, à la gestion de courriers, à la facturation, aux conversations virtuelles, à shopify, aux échanges vocaux…
Trouver un assistant virtuel compétent
Vous pouvez trouver un agent virtuel sur les plateformes freelances comme BeFreelancr.com. Sur ces plateformes, vous pouvez dénicher un assistant administratif avec une grande expérience-client qui saura assurer les tâches que vous lui confierez avec professionnalisme. En effet, la plupart des freelances ont une notion en marketing digital, vous permettant ainsi d’avoir un assistant opérationnel et pouvant améliorer artificiellement vos tâches du quotidien.
Sinon, il est aussi possible d’avoir recours à des agents en CDD ou en CDI chez des prestataires de service.
Les avantages d’externaliser vos tâches connexes
Vos avantages en ayant recours aux services d’agents virtuels indépendants sont nombreux. Voici quelques bonnes raisons de déléguer certaines de vos tâches à ces professionnels de l’intelligence artificielle, des outils bureautiques, des outils informatiques et des outils numériques :
Une meilleure gestion d’appel téléphonique
L’emploi assistante de direction consiste principalement à assurer l’accueil des clients. Le professionnel répond instantanément à l’interlocuteur humain. Il se charge des conversations vocales.
Une prise de rendez-vous simplifiée
La prise de rendez-vous est une tâche pouvant être lourde lorsque vous êtes occupé dans votre cœur de métier. Contrairement au secrétariat classique, l’assistanat a pour but d’alléger votre tâche autant que possible. Grâce à l’assistance personnelle virtuelle, vous pouvez mieux gérer vos rendez-vous sur votre propre ligne téléphonique, sur chatbot ou encore sur Messenger.
Une économie d’argent
Un assistant de direction virtuel vous fait faire des économies. En effet, contrairement au secrétariat de direction classique, l’assistanat virtuel ne demande aucun frais supplémentaire tel que les charges sociales. Vous n’aurez pas non plus besoin d’aménager un espace dans votre bureau puisque les assistantes travailleront via des objets connectés depuis chez eux.
Vous avez le choix entre plusieurs types d’assistanat : assistant vocal, assistant manager, assistante personnelle, assistante administrative, assistant de direction, assistant de gestion, assistante commerciale, assistant Google, assistants numériques, BTS assistant… N’hésitez pas à comparer plusieurs fiches des freelances sur BeFreelancr et choisir le prestataire qui vous convient !
